Mobile menu
Search

DIGITALE SAGS- OG DOKUMENTATIONSARKIVER

Digitalisering af aktive sags og dokumentationsarkiver er en integreret del af mange virksomheder og myndigheders digitaliseringsstrategi. Men der er flere måder at nå målet på...

Sag

Når i udarbejder digitaliseringsstrategien

Når en digitaliseringsstrategi udarbejdes og godkendes er det vigtigt at have analyseret alle aspekter af kommunikationsprocessen og dokumenthåndteringen. 

En del af digitaliseringsstrategien er udbredelsen af de digitale kommunikationskanaler, bl.a. Digital post, e-mail, fysisk post, portal løsninger mv. Og dermed hvordan man vil kommunikerer med omgivelserne - kunder, borgere mv.

Den anden del er, hvilke muligheder der er for at få de bagvedliggende arkiveringssystemer til at understøtte strategien.

1. Digitalisering af hele arkivet

Den fulde digitalisering giver en række fordele, bl.a. at alt historisk materiale findes elektronisk, opryddet og organiseret i eArkivet. Det kræver, at arkivet har et vist aktivitetsniveau, at det er levende. Selvom det er relativt dyre at fuld-digitaliserer, kan ROI'en på opgaven sagtens være meget positiv.

2. Delvis digitalisering af arkivet

En delvis digitalisering baseres på, at kun de aktive sager fra arkivet digitaliseres. Alt andet bibeholdes i papirversionen. Fordelen er, at alle verserende og nye sager bliver digitalt tilgængelige, og at der kun henregnes omkostninger til digitalisering af den aktive del af arkivet. Ulempen er, at det aktive materiale skal sorteres ud fra det inaktive. Og at det inaktive arkiv skal opbevares fysisk til det kan makuleres ved enten kunden selv eller på et dokumentlager.

3. On demand digitalisering

En On demand digitalisering bevirker, at digitaliseringen af arkivet kun er indtænkt som noget der løses sag for sag. Oftest er der behov for at arkivet flyttes til et dokumentlager, Når der er behov for at gøre en sag elektronisk, mailes en rekvisition, sagen fremfindes, digitaliseres og sendes til kunden. Fordelen er, at digitaliseringsomkostningen er begrænset (meget begrænset). Men der er så omkostninger til arkivopbevaring, og "klik" prisen for en digitaliseret sag er oftest høj. Denne løsning er mest interessant hvis arkivet er forholdsvis inaktivt.

Når i flytter

Det er oftest meget relevant at se på arkiverne i forbindelse med en flytning til et nyt domicil. Mange gange er det muligt helt at "skrotte" de indkalkulerede kvadratmeter til det fysiske arkiv. Samtidig omlægges en række processer og relationer mv, som gør at det at omlægge arkivfunktionen til et nyt digitalt arkiv ikke opleves som et problem, men kan give meget stor værdi og tilfredshed.

Når arbejdsgange omlægges

Når arbejdsgange omlægges i forbindelse med f.eks. implementering af nye dokument-håndteringssystemer giver det oftest værdi at se på om de fysiske arkiver skal bevares i den værende form. Mange gange skaber det stor værdi og tilfredshed at dokumenthåndteringen ensrettes og at medarbejderne kun skal orienterer sig mod det nye elektroniske arkiv, frem for, at der stadigvæk trækkes processer med fra "den gamle måde" at håndterer sagerne på.

Nyheder

Mød os på Offentlig Digitalisering 2017
14-02-2017

Mød PostNord Scanning og Strålfors på konferencen - Offentlig Digitalisering 2017 - i Århus, den 22 og 23 marts. Vi står på stand 37.